Uw privacy is veilig bij ons

Privacystatement

Omdat SlimBezig wil weten wie je bent, wat je doelen zijn, wat je voortgang is en of er beperkende factoren zijn die voor de trainers van belang zijn om te weten, hebben we je persoonsgegevens nodig. Deze verzamelen we tijdens je proeftraining en bij inschrijving. Deze gegevens zijn vanaf dat moment puur voor medewerkers binnen onze organisatie te gebruiken. SlimBezig geeft geen persoonsgegevens aan derden tenzij daar een concrete aanleiding voor is zoals:

• We registreren je gegevens in de software behorende bij de Milon Cirkel teneinde je een maatwerk trainingsprogramma te kunnen bieden en zicht te houden op je voortgang.
• We registreren je gegevens in de software van BodySupport teneinde je een passend voedingsprogramma te bieden.
• Via de InBody lichaamsanalyse houden we je voortgang nauwgezet bij. Deze gegevens staan opgeslagen op de software behorende bij de InBody. Daarnaast is er een koppeling met de Milon software zodat een deel van de meetgegevens ook daarin zichtbaar is.
• We registreren je gegevens in de software van Clubplanner zodat we je tijdig kunnen benaderen mocht je een tijdje niet geweest zijn of je afspraak hebben gemist. Daarnaast voorzien we je via deze software van de laatste nieuwtjes middels onder nieuwsbrief.
• Tot slot is het voor ons van belang dat we steeds blijven werken aan onze kwaliteit. Daarvoor gebruiken we enquêtesoftware waarin je gegevens geregistreerd moeten worden.

Uiteraard heb je altijd de mogelijkheid je gegevens zelf in te zien of zelfs aan te geven dat je niet meer wil dat we ze gebruiken voor één of meerdere doeleinden. 

Als lid ben je altijd zelf verantwoordelijk voor het juist aanleveren van je contactgegevens. Ook bij wijziging van (mail)adres of andere gegevens ben je er zelf verantwoordelijk voor dat wij die kunnen verwerken in de verschillende programma’s waarmee we werken. 

Indien gewenst kan je ons privacydossier inzien. Daarin maken we duidelijk welke stappen wij als organisatie zetten om jouw privacy op de juiste manier te verwerken.

Samenvatting privacydossier

Sinds de komst van de AVG is aangekondigd heeft SB in de persoon van Martijn van der Pijl ervoor gezorgd op de hoogte te zijn van de wensen en plichten van onze organisatie. Er zijn informatiemeetings bezocht, literatuur gelezen en er is overleg geweest met collega-ondernemers en leveranciers.

Onderstaande leveranciers worden door SlimBezig gebruikt voor het verwerken van persoonsgegevens:

Milon Care – de software behorende bij de Milon toestellen. Hierin staan behalve je naam ook geboortedatum, gewicht en eventuele klachten. Deze gegevens dienen ertoe dat de trainers op de hoogte zijn van de voortgang, contact kunnen opnemen indien nodig en altijd zorgen voor een veilige, verantwoorden en uitdagende training voorzien van maatwerk begeleiding.

Milon GmBH heeft een verwerkersovereenkomst opgesteld en daarin kenbaar gemaakt alle plichten voortkomend uit de AVG na te leven.

BodySupport – de software om voedingsplannen te maken. Hierin staan behalve je naam je mailadres, geboortedatum, gewicht en vetpercentage. Deze gegevens dienen ertoe dat de trainers op de hoogte zijn van de voortgang, contact kunnen opnemen indien nodig en altijd zorgen voor een optimaal voedingsprogramma voorzien van maatwerk begeleiding.

BodySupport heeft een verwerkersovereenkomst opgesteld en daarin kenbaar gemaakt alle plichten voortkomend uit de AVG na te leven.

Insight/Boss – de software die ervoor zorgt dat we toegangscontrole hebben en incassobetalingen kunnen opmaken. Hierin staan behalve je naam ook je adresgegevens, e-mail en bankgegevens. Deze gegevens dienen ertoe dat we maandelijks de incasso kunnen doen en inzicht te hebben in de juiste verwerking daarvan.

Insight/Boss heeft een verwerkersovereenkomst opgesteld en daarin kenbaar gemaakt alle plichten voortkomend uit de AVG na te leven.

InBody – de software die ervoor zorgt dat we inzicht hebben in je trainingsvorderingen. Hierin staan de meetgegevens van iedere keer dat je op de InBody gestaan hebt. Deze zijn gekoppeld aan je naam en ledenpas. Deze gegevens worden via een softwarekoppeling ook inzichtelijk in Milon Care.

InBody heeft een verwerkersovereenkomst opgesteld en daarin kenbaar gemaakt alle plichten voortkomend uit de AVG na te leven.

Clubplanner – de software die ervoor zorgt dat we onze leden kunnen volgen en afspraken kunnen maken teneinde periodiek contact te houden met onze trainers en eventueel uitval te voorkomen. Hierin staan via een koppeling alle gegevens die ook in Insight/Boss staan en wordt een historie opgebouwd van afspraken.

Clubplanner heeft een verwerkersovereenkomst opgesteld en daarin kenbaar gemaakt alle plichten voortkomend uit de AVG na te leven.

Onze medewerkers hebben op 9 mei 2018 een toelichting gehad op de AVG. Op die dag zijn er richtlijnen uitgedeeld voor het werken met persoonsgegevens. Deze zijn hieronder leesbaar:

Het team van SlimBezig streeft ernaar:

–     Alleen dat te registreren van onze leden dat echt van belang is.

–     Deze gegevens niet zichtbaar voor anderen te verwerken. Dat wil zeggen dat   Insight nooit zichtbaar op de PC draait, Clubplanner iedere 10 minuten automatisch uitlogt zodat er niets in te zien is en Milon Care op zowel de Milonizer als de trainer PC en de tablet steeds onzichtbaar wordt gemaakt voor derden. Ook de gegevens op de kantoor PC (Insight, BodySupport, Clubplanner, Milon) worden bij het verlaten van het kantoor onzichtbaar gemaakt voor derden.

–     Meetgegevens op de InBody alleen zichtbaar te maken voor degene die erop staat en achteraf direct af te sluiten.

–     Niet over leden te spreken in het bijzijn van derden. 

–     Zo min mogelijk over leden te schrijven (memoblok, e-mail).

–     Bewust te zijn van de eventuele risico’s die verbonden zijn aan het niet zorgvuldig omspringen met persoonsgegevens.